Prawnik radzi: O co chodzi w jawności wynagrodzeń?

7 czerwca 2026 roku upływa termin transpozycji do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń oraz wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Wdrożenie dyrektywy do prawa polskiego ma charakter dwuetapowy. Pierwsza grupa zmian, dotycząca procesu rekrutacji, obowiązuje już od 24 grudnia 2025 r. na podstawie ustawy z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807).

Reklama

Pełna implementacja dyrektywy, obejmująca m.in. obowiązki informacyjne wobec pracowników, wartościowanie stanowisk pracy oraz raportowanie luki płacowej, nastąpi w drodze odrębnej ustawy, której projekt znajduje się obecnie na etapie prac legislacyjnych (projekt nr UC127, wersja z 29 kwietnia 2026 r.). Projekt przewiduje wejście przepisów w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, co oznacza, że realny początek stosowania większości obowiązków nastąpi prawdopodobnie w 2027 r.

Nowe regulacje oznaczają istotną zmianę sposobu funkcjonowania polityki wynagrodzeń w przedsiębiorstwach. Ustawodawca unijny odchodzi od modelu opartego na poufności wynagrodzeń i nakłada na pracodawców obowiązki związane z transparentnością płac, raportowaniem luki wynagrodzeniowej oraz dokumentowaniem zasad ustalania wynagrodzeń.

Zmiany obejmą nie tylko duże organizacje, lecz również mniejszych pracodawców uczestniczących w procesach rekrutacyjnych. W praktyce nowe przepisy będą wymagały przebudowy polityk HR, procedur compliance oraz systemów wartościowania stanowisk pracy.

PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA DYREKTYWY

Celem dyrektywy jest zapewnienie rzeczywistego stosowania zasady równego wynagrodzenia za pracę jednakowej wartości. Regulacje mają przeciwdziałać zarówno bezpośredniej dyskryminacji płacowej, jak i pośrednim mechanizmom prowadzącym do utrwalania nierówności wynagrodzeń.

Dyrektywa zakłada, że brak przejrzystości wynagrodzeń utrudnia pracownikom wykrywanie przypadków nierównego traktowania oraz dochodzenie roszczeń. W konsekwencji nowe przepisy zwiększają zakres obowiązków informacyjnych pracodawców oraz wzmacniają pozycję procesową pracowników w sporach dotyczących dyskryminacji płacowej.

Istotnym elementem reformy jest również wprowadzenie obowiązku stosowania neutralnych pod względem płci kryteriów wynagradzania, awansowania i oceny pracowników.

Jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji

Obowiązki rekrutacyjne wynikające z dyrektywy zostały już częściowo wdrożone do Kodeksu pracy. Z dniem 24 grudnia 2025 r. wszedł w życie nowy art. 18³ca k.p., a także zmiana art. 22¹ k.p.

Pracodawcy są zobowiązani do przekazywania kandydatom informacji o proponowanym wynagrodzeniu (kwocie lub widełkach) oraz o obowiązujących regulacjach płacowych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania). Informacja powinna zostać przedstawiona w sposób umożliwiający kandydatowi świadome i przejrzyste podjęcie decyzji o aplikowaniu oraz negocjowanie warunków zatrudnienia.

W praktyce oznacza to konieczność przekazania tych danych najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną. Należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy nie wymagają wprost publikowania widełek w samym ogłoszeniu o pracę – obowiązek dotyczy etapu poprzedzającego rozmowę kwalifikacyjną lub zawarcia umowy.

Jednocześnie pracodawcy nie mogą pytać kandydatów o historię wynagrodzeń z poprzednich ani obecnego miejsca pracy. Zakaz ten ma ograniczyć mechanizm przenoszenia wcześniejszych nierówności płacowych pomiędzy kolejnymi pracodawcami.

Dyrektywa wymaga również, aby nazwy stanowisk i treść ogłoszeń o pracę były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji miał charakter niedyskryminacyjny. Naruszenie obowiązków rekrutacyjnych może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlegać karze grzywny przewidzianej w Kodeksie pracy (do 30.000 zł).

Prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniach

Pracownicy uzyskają prawo do występowania do pracodawcy o informacje dotyczące indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o porównywalnej wartości.

Informacje będą musiały zostać przedstawione z podziałem na płeć. Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi w terminie do dwóch miesięcy od otrzymania wniosku (zgodnie z art. 7 ust. 4 dyrektywy; projekt polskiej ustawy UC127 przewiduje termin 1 miesiąca) oraz w sposób umożliwiający porównanie poziomów wynagrodzeń.

Dyrektywa zakazuje jednocześnie stosowania postanowień umownych uniemożliwiających pracownikom ujawnianie informacji o własnym wynagrodzeniu w celu dochodzenia zasady równego traktowania. Oznacza to ograniczenie praktyki stosowania klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń.

Pracodawca będzie zobowiązany corocznie i nieodpłatnie informować pracowników o przysługującym im prawie do uzyskania powyższych informacji. Ponadto wszyscy pracownicy uzyskają prawo do informacji o kryteriach stosowanych do ustalania wynagrodzeń, poziomów wynagrodzeń oraz progresji wynagrodzeń – kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Z obowiązku informowania o kryteriach progresji wynagrodzeń zwolnieni są pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników.

RAPORTOWANIE LUKI PŁACOWEJ

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników zostaną objęci obowiązkiem cyklicznego raportowania danych dotyczących różnic wynagrodzeń kobiet i mężczyzn.

Zakres raportowania obejmie w szczególności: ogólną lukę płacową, medianę wynagrodzeń, różnice w wynagrodzeniu zmiennym i premiach, udział kobiet i mężczyzn w kwartylach wynagrodzeń (cztery równe grupy pracowników uszeregowane od najniższych do najwyższych zarobków), dane dotyczące awansów i podwyżek.

Obowiązek raportowania będzie uzależniony od liczby pracowników (zgodnie z art. 9 dyrektywy):

• 250 pracowników i więcej – pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., następnie co roku,
• od 150 do 249 pracowników – pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., następnie co trzy lata,
• od 100 do 149 pracowników – pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2031 r., następnie co trzy lata.

Jeżeli różnica wynagrodzeń w danej kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości przekroczy 5% i nie będzie mogła zostać uzasadniona obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników oraz wdrożenia działań naprawczych.

Zgodnie z polskim projektem ustawy UC127, jeżeli pracodawca i strona pracownicza (zakładowa organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników) nie osiągną porozumienia co do tego, że luka jest obiektywnie uzasadniona albo że podjęte działania zaradcze były skuteczne, powstaje domniemanie, że pracodawca nie uzasadnił luki płacowej. Stanowi to istotną zmianę proceduralną wzmacniającą pozycję strony pracowniczej.
Sprawozdania o luce płacowej będą przekazywane do organu monitorującego (zgodnie z projektem UC127 – Państwowej Inspekcji Pracy) oraz publikowane w sposób publicznie dostępny. Pracodawca może je dodatkowo udostępnić na własnej stronie internetowej. Wskaźnik luki płacowej w podziale na kategorie pracowników nie podlega publikacji – trafia wyłącznie do organu monitorującego oraz do pracowników.

WARTOŚCIOWANIE STANOWISK PRACY I SYSTEMY WYNAGRODZEŃ

Dyrektywa wymaga, aby systemy wynagrodzeń były oparte na obiektywnych kryteriach związanych z charakterem pracy, zakresem odpowiedzialności, wymaganymi kwalifikacjami, doświadczeniem oraz poziomem kompetencji. Zarówno dyrektywa, jak i polski projekt ustawy UC127 wskazują cztery obowiązkowe kryteria wartościowania pracy: (1) umiejętności, (2) wysiłek, (3) odpowiedzialność oraz (4) warunki pracy. Pracodawca może stosować również dodatkowe kryteria, jednak muszą one mieć charakter obiektywny i neutralny pod względem płci.

W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia audytów stanowisk pracy i stworzenia transparentnych siatek płac. Pracodawcy będą musieli wykazać, że różnice wynagrodzeń wynikają z rzeczywistych i mierzalnych przesłanek biznesowych. Szczególne znaczenie zyskają procedury dokumentowania decyzji płacowych, polityki premiowe oraz kryteria przyznawania awansów i podwyżek.

Polski projekt ustawy UC127 wprowadza również szczególny obowiązek wobec pracodawców, u których działają zakładowe organizacje związkowe. Kryteria wartościowania pracy wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi (a więc niezbędne jest zawarcie porozumienia), natomiast w zakresie kategorii pracowników wystarczająca jest konsultacja. Obowiązek posiadania przejrzystej struktury wynagrodzeń dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych.

WPŁYW NA POSTĘPOWANIA SĄDOWE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACODAWCÓW

Dyrektywa istotnie wzmacnia pozycję pracowników w sporach dotyczących dyskryminacji płacowej. Wprowadzona zostaje zasada odwrócenia ciężaru dowodu – w razie zarzutu naruszenia zasady równego wynagrodzenia to pracodawca będzie zobowiązany wykazać, że stosowane praktyki wynagrodzeniowe są zgodne z zasadą równego traktowania. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których pracodawca nie wywiązał się z obowiązków informacyjnych lub raportowych przewidzianych w dyrektywie.

Pracownicy będą mogli dochodzić pełnego odszkodowania obejmującego: wyrównanie wynagrodzenia, premie i świadczenia dodatkowe, utracone korzyści, odsetki, rekompensatę za szkody niemajątkowe.

Dyrektywa przewiduje również obowiązek wprowadzenia skutecznych i odstraszających sankcji za naruszenie przepisów, co może skutkować zwiększeniem odpowiedzialności finansowej przedsiębiorców oraz wzrostem liczby sporów sądowych.

Znaczenie regulacji dla przedsiębiorców

Dla wielu organizacji wdrożenie nowych regulacji będzie jednym z największych wyzwań w obszarze prawa pracy i compliance w najbliższych latach.

Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności poprzez: przeprowadzenie audytu wynagrodzeń, analizę istniejących struktur płacowych, wdrożenie systemów wartościowania stanowisk, dostosowanie procesów rekrutacyjnych, opracowanie procedur raportowania, szkolenie kadry menedżerskiej i działów HR.

Transparentność wynagrodzeń będzie miała również istotne znaczenie wizerunkowe. Firmy stosujące przejrzyste i obiektywne zasady wynagradzania mogą uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku pracy oraz ograniczyć ryzyko sporów z pracownikami.

PODSUMOWANIE

Dyrektywa UE 2023/970 zmienia dotychczasowe podejście do polityki wynagrodzeń i nakłada na pracodawców szeroki zakres obowiązków związanych z transparentnością płac. Nowe przepisy będą wymagały nie tylko dostosowania dokumentacji i procedur wewnętrznych, lecz również rzeczywistego uporządkowania systemów wynagradzania.

Dla przedsiębiorców kluczowe znaczenie będzie miało odpowiednio wczesne przygotowanie organizacji do nowych obowiązków. W praktyce transparentność wynagrodzeń stanie się jednym z podstawowych elementów zarządzania ryzykiem prawnym i budowania zgodności z regulacjami prawa pracy.

Adw. Joanna Dobkowska – wspólnik Kancelarii Szczygielscy oraz partner Kancelarii Szczygielski Mieczykowski Dobkowska Adwokaci spółka partnerska. Specjalizuje się w prawie cywilnym oraz handlowym. Pomaga osobom poszkodowanym na rynku finansowym, prowadząc wiele procesów na rzecz „Frankowiczów”, posiadaczy obligacji GetBack, „polisolokat”, czy certyfikatów inwestycyjnych, a także „beneficjentów” UFK czy IKE. www.szczygielscy.org, www.smdlaw.pl.

Jeśli macie pytania z zakresu prawa, przesyłajcie je na nasz adres: redakcja@petronews.pl. Przesłanie pytań jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na ich publikację.