Do wykonywanych zadań będzie należało w szczególności:
1) obsługa sekretariatu, w tym:
- przyjmowanie korespondencji z sekretariatów, Biura Obsługi Klienta i Kancelarii Ogólnej,
- wprowadzanie korespondencji do elektronicznego systemu eDokument,
- przekazywanie zarejestrowanej korespondencji do dekretacji oraz pism do podpisu Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta,
- przekazywanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich wydziałów i jednostek po uprzedniej adnotacji w systemie eDokument, sporządzanie raportów,
- kierowanie do właściwych wydziałów i jednostek spraw podlegających załatwieniu przez te wydziały i jednostki,
- obsługa techniczno - biurowa,
- przechowywanie akt i zbiorów bibliotecznych znajdujących się w gabinetach Zastępców Prezydenta,Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta,
- obsługa poczty elektronicznej,
- przygotowywanie odpowiedzi na pisma,
- łączenie rozmów telefonicznych;
2) organizacja pracy Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta:
- prowadzenie terminarza bieżących oraz stałych spotkań i kalendarza zaproszeń Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta,
- przygotowanie spotkań i narad,
- bieżące informowanie przełożonych o harmonogramie dnia,
- kompletowanie materiałów dotyczących spraw prowadzonych przez Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta,
- przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych,
- współpraca z Referatem Informacji Miejskiej, m.in. w przygotowywaniu listów gratulacyjnych, wystąpień i innych okazjonalnych pism,
- sporządzanie sprawozdań z pracy Zastępców Prezydenta między Sesjami Rady Miasta;
3) obsługa interesantów, w tym:
- prowadzenie kalendarza przyjęć interesantów oraz przekazywanie ustaleń po przyjęciach interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek,
- pośredniczenie w kontaktach Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta z pracownikami urzędu oraz interesantami, udzielanie wyczerpującej informacji interesantom i kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek.
StPr/24/0765
data rozpoczęcia pracy od 01.10.2024
wynagrodzenie od od 4 300 PLN