Co zmieni KSEF na stacjach paliw ORLENU? [AKTUALIZACJA]

Jak wyjaśnia Paweł Dzimira, ekspert w Dziale Wsparcia Zarządzania Siecią ORLEN, koncern jest w zaawansowanej fazie przygotowań do obsługi KSeF na swoich stacjach.

Reklama

– Większość systemów została już dostosowana, a procesy są sukcesywnie wdrażane. Trzeba jednak pamiętać, że w projektach tej skali ostatnie tygodnie mogą jeszcze przynieść korekty, zwłaszcza po stronie Ministerstwa Finansów – mówi Paweł Dzimira.

Co zmieni się przy kasie?

Dla klientów biznesowych procedura zakupu paliwa na stacji będzie bardzo podobna do dotychczasowej, ale z jedną zasadniczą różnicą. Przy kasie nadal trzeba będzie podać numer NIP, jednak zamiast faktury papierowej klient otrzyma potwierdzenie transakcji z kodem QR.

– Druk faktury dla przedsiębiorców z polskim NIP-em nie będzie już dostępny. Faktura będzie wystawiana wyłącznie w KSeF i tam będzie miała swój prawny byt – tłumaczy ekspert ORLENU.

Kod QR z potwierdzenia pozwoli szybko sprawdzić dokument w systemie, bez konieczności ręcznego wyszukiwania faktury.

Dla kogo nie będzie zmian?

Zmiany nie obejmą wszystkich klientów. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz podmioty zagraniczne nadal będą otrzymywać wydruk faktury bezpośrednio na stacji, na dotychczasowych zasadach. Ta sama procedura będzie obowiązywała zarówno przy zakupie u kasjera, jak i przy płatności przez aplikację ORLEN.

– Wyjątki dotyczą klientów bez polskiego NIP-u oraz klientów zagranicznych. Dla nich faktura nadal będzie drukowana na miejscu – potwierdza Paweł Dzimira.

A jeśli faktura jest potrzebna od razu?

Jednym z najczęstszych pytań, jakie zadają klienci, jest to, co zrobić, gdy faktura jest potrzebna natychmiast, np. do rozliczeń wewnętrznych firmy.

– W takiej sytuacji pracownik stacji wydrukuje potwierdzenie transakcji i poinformuje klienta, że faktura jest dostępna w KSeF. Wyjaśni też, jak ją pobrać – przez aplikację podatnika lub stronę Ministerstwa Finansów – mówi ekspert.

Najczęstsze błędy klientów

ORLEN zwraca uwagę, że największe ryzyko dotyczy błędów przy podawaniu numeru NIP.

– Jeśli NIP nie zostanie podany lub zostanie podany błędnie, faktura trafi do KSeF z nieprawidłowymi danymi. Po jej przyjęciu przez system jedyną drogą poprawy będzie korekta – podkreśla Paweł Dzimira.

Dlatego przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność danych podawanych przy kasie.

Jak przygotowano pracowników stacji?

Pracownicy stacji ORLEN zostali objęci szkoleniami i materiałami e-learningowymi. Dostali również zestaw Q&A, czyli odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania klientów.

– Chodzi o to, żeby obsługa potrafiła nie tylko wydać potwierdzenie, ale też spokojnie wytłumaczyć klientowi, co się zmieniło i jak odebrać fakturę – zaznacza ekspert.

Floty i sytuacje awaryjne

Klienci flotowi będą mogli automatycznie pobierać faktury bezpośrednio z KSeF – integracja leży już po stronie właścicieli flot i ich systemów księgowych.

W przypadku awarii systemu natomiast, przewidziano tryb offline.

– Jeśli KSeF nie będzie działał, transakcja dojdzie do skutku, a faktura zostanie przesłana do systemu w późniejszym terminie. Klient zawsze otrzyma potwierdzenie transakcji – zapewnia Paweł Dzimira.

Wprowadzenie KSeF na stacjach paliw oznacza koniec papierowych faktur dla firm, ale jednocześnie ma uporządkować obieg dokumentów i ujednolicić rozliczenia. Dla przedsiębiorców kluczowe będzie jedno: mieć dostęp do KSeF i pilnować poprawności danych już przy kasie. Warto zwrócić uwagę na to, że chociaż dla większości firm KSeF obowiązywać będzie od kwietnia, to do odbioru faktur konieczne będzie logowanie się już od lutego.

Aktualizacja

W środę, 28 stycznia ORLEN poinformował o wprowadzeniu rozwiązania przejściowego, które ma uspokoić rynek i ułatwić firmom wdrożenie nowych zasad związanych z KSeF.

– Jako lider rynku stacji paliw w Polsce dążymy do zapewnienia najwyższych standardów i jakości obsługi. Dlatego w odpowiedzi na oczekiwania naszych klientów postanowiliśmy, że po 1 lutego faktury fiskalne dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach podobnie, jak miało to miejsce do tej pory. Taki stan rzeczy pozostanie utrzymany przynajmniej do 1 kwietnia br., aby zapewnić naszym klientom większy komfort i okres przejściowy, który pozwoli im na lepsze przygotowanie i pełne wdrożenie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur – przekazało Biuro Prasowe ORLEN.