Błąd w KSeF – kto za niego odpowiada? Przedsiębiorca, księgowa czy biuro rachunkowe?

Taki model działa sprawnie do momentu pojawienia się błędu. Wystarczy niewłaściwy NIP, błędna kwota podatku, przeoczenie informacji o odrzuceniu dokumentu, niewysłanie faktury do KSeF albo przekroczenie terminu przewidzianego dla faktury wystawionej w jednym z trybów offline. Wtedy przedsiębiorca, księgowa i biuro rachunkowe mogą zupełnie inaczej oceniać, kto odpowiada za powstałą sytuację.

Sprawa jest bardziej skomplikowana, niż mogłoby się wydawać. Odpowiedzialność wobec urzędu skarbowego nie jest tym samym co odpowiedzialność biura rachunkowego wobec klienta. Jeszcze inaczej należy rozpatrywać odpowiedzialność księgowej zatrudnionej na umowę o pracę, a w określonych przypadkach również odpowiedzialność karną skarbową konkretnej osoby.

Dlatego przy błędach związanych z KSeF trzeba uwzględniać nie tylko ustawę o VAT. Znaczenie mogą mieć również Ordynacja podatkowa, Kodeks cywilny, Kodeks pracy, Kodeks karny skarbowy, przepisy dotyczące postępowania przed sądami administracyjnymi oraz umowa zawarta z biurem rachunkowym. To jeden z przykładów, w których podatki bardzo wyraźnie łączą się z tym, czym zajmuje się szeroko rozumiane prawo gospodarcze.

Jakie przepisy regulują odpowiedzialność za błędy w KSeF?

KSeF jest systemem technicznym, ale obowiązki przedsiębiorcy wynikają z przepisów prawa. Dlatego w razie sporu nie wystarczy ustalić, co pokazuje program księgowy albo kto posiadał login do systemu. Trzeba określić, jaki konkretnie obowiązek prawny został naruszony i na kim ten obowiązek ciążył.

Podstawowych regulacji należy szukać przede wszystkim w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepisy dotyczące obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych znajdują się między innymi w art. 106ga i kolejnych przepisach ustawy o VAT. Szczególne zasady dotyczą również wystawiania faktur w okresie niedostępności lub awarii systemu oraz w trybie offline24. Oficjalne informacje Ministerstwa Finansów wskazują, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF został w 2026 r. wprowadzony etapowo.

Nie można jednak ograniczać analizy wyłącznie do ustawy o VAT. Jeżeli pojawia się pytanie, kto odpowiada za zaległość podatkową, znaczenie ma art. 26 Ordynacji podatkowej. Jeżeli przedsiębiorca chce natomiast dochodzić od biura rachunkowego odszkodowania, istotne stają się przede wszystkim art. 355, 471, 473 i 474 Kodeksu cywilnego. W przypadku księgowej będącej pracownikiem zastosowanie mogą znaleźć art. 114–122 Kodeksu pracy.

Już samo zestawienie tych przepisów pokazuje, dlaczego nie istnieje jeden artykuł ustawy, z którego wynikałoby, że „za KSeF odpowiada księgowa” albo „za każdy błąd odpowiada właściciel firmy”.

Kto odpowiada przed urzędem skarbowym – przedsiębiorca czy księgowa?

Przedsiębiorca może praktycznie całą księgowość przekazać zewnętrznemu podmiotowi. Może nie wystawiać osobiście faktur, nie prowadzić rejestrów VAT i nawet nie posiadać szczegółowej wiedzy technicznej dotyczącej programu połączonego z KSeF. Nie oznacza to jednak automatycznego przeniesienia jego sytuacji podatkowej na biuro rachunkowe.

Najważniejsze jest tutaj rozróżnienie pomiędzy wykonaniem czynności przez księgową a podmiotem, na którym ciąży zobowiązanie podatkowe.

Art. 26 Ordynacji podatkowej ma podstawowe znaczenie

Punktem wyjścia jest art. 26 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Przepis nie przewiduje automatycznego wyłączenia tej odpowiedzialności tylko dlatego, że podatnik korzysta z usług profesjonalnego biura rachunkowego.

Jeżeli więc spółka powinna rozliczyć określoną kwotę VAT, ale wskutek błędu przy fakturowaniu rozliczenie jest nieprawidłowe, urząd będzie prowadził postępowanie dotyczące zobowiązania podatnika. Umowa z biurem rachunkowym nie powoduje, że to biuro staje się podatnikiem VAT w miejsce swojego klienta.

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie praktyczne. Przedsiębiorca może być zobowiązany do uporządkowania swoich rozliczeń wobec fiskusa, a jednocześnie posiadać roszczenie przeciwko biuru rachunkowemu, które doprowadziło do powstania szkody.

Są to jednak dwie odrębne relacje prawne.

Pierwsza zachodzi pomiędzy podatnikiem a państwem. Druga – pomiędzy przedsiębiorcą a usługodawcą prowadzącym jego księgowość.

Czy urząd może uznać, że skoro błąd zrobiła księgowa, przedsiębiorca nie odpowiada?

W praktyce przedsiębiorca może być całkowicie przekonany, że nie miał żadnego wpływu na pomyłkę. Przekazał prawidłowe dokumenty, zapłacił za profesjonalną obsługę i nie uczestniczył w technicznym wystawieniu faktury. Z perspektywy relacji z biurem rachunkowym okoliczności te mogą mieć bardzo duże znaczenie.

Nie oznaczają jednak automatycznie, że organ podatkowy przestanie zajmować się zobowiązaniem podatnika.

Jeżeli rozliczenie VAT wymaga korekty, podatnik powinien przede wszystkim doprowadzić je do stanu zgodnego z prawem. Dopiero później można analizować, czy dodatkowe koszty powstałe w związku z błędem powinno ponieść biuro rachunkowe.

Warto zatem zapamiętać prostą zasadę: powierzenie księgowości może przenieść wykonywanie określonych czynności, ale nie powoduje automatycznego przeniesienia wszystkich publicznoprawnych obowiązków przedsiębiorcy.

Przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza, że wszystkie dane są prawidłowe

Centralny system fakturowania może tworzyć błędne poczucie bezpieczeństwa. Skoro dokument został wysłany, system go przyjął i nadał mu identyfikator, przedsiębiorca może uznać, że został on również sprawdzony pod względem podatkowym.

Tymczasem KSeF nie zastępuje merytorycznej kontroli faktury.

Przedsiębiorstwo nadal powinno sprawdzić dane nabywcy, wartości transakcji, sposób opodatkowania oraz inne elementy wpływające na prawidłowość rozliczenia. Numer nadany fakturze w systemie świadczy o jej funkcjonowaniu w KSeF, a nie o przeprowadzeniu przez państwowy system pełnego audytu podatkowego transakcji. Oficjalne materiały Ministerstwa Finansów opisują numer KSeF jako identyfikator faktury przydzielony po jej przyjęciu do systemu.

Dlatego w firmie nadal potrzebna jest kontrola merytoryczna, nawet jeżeli proces wystawienia dokumentu został w znacznym stopniu zautomatyzowany.

Jakie błędy mogą prowadzić do sporu o odpowiedzialność?

Problemy związane z KSeF nie ograniczają się do sytuacji, w której przedsiębiorca w ogóle nie wystawił faktury. W praktyce znacznie częściej dochodzi do mniej oczywistych nieprawidłowości, których konsekwencje ujawniają się dopiero po pewnym czasie.

Szczególnie podatne na spory są błędy powstające na styku kilku osób lub systemów, ponieważ każda strona może twierdzić, że prawidłowo wykonała swoją część procesu.

Najczęściej można spotkać:

• błędy merytoryczne w fakturze – niewłaściwy NIP, błędną kwotę, nieprawidłową stawkę VAT, nieprawidłowe dane dotyczące transakcji albo pomylenie kontrahenta;
• błędy związane z obsługą KSeF – niewysłanie faktury, przeoczenie odrzucenia dokumentu, przekroczenie terminu wysyłki dokumentu wystawionego poza systemem w dopuszczonym trybie albo brak właściwych uprawnień;
• błędy organizacyjne – klient nie przekazał danych księgowej, księgowa nie zweryfikowała otrzymanych informacji, pracownik wystawił dokument bez akceptacji albo nikt nie został formalnie wyznaczony do sprawdzania statusów wysyłki.

Przy każdym z tych przypadków odpowiedzialność może wyglądać inaczej.

Przedsiębiorca, biuro czy księgowa – jak wygląda odpowiedzialność w typowych sytuacjach?

Spory dotyczące faktur rzadko można rozstrzygnąć na podstawie samego stanowiska danej osoby. Najpierw trzeba odtworzyć przebieg zdarzeń. Kluczowe znaczenie mają umowa, zakres obowiązków, korespondencja, logi systemowe oraz informacje, które przedsiębiorca przekazał księgowości.

Dopiero na tej podstawie można próbować wskazać podmiot, który powinien ponieść określone konsekwencje.

Najważniejszy wniosek jest taki, że ten sam błąd może jednocześnie obciążać podatnika wobec fiskusa oraz stanowić podstawę roszczenia podatnika przeciwko innemu podmiotowi.

Na jakiej podstawie biuro rachunkowe odpowiada za swój błąd?

Biuro rachunkowe świadczy usługę na podstawie umowy. Dlatego przy ocenie jego odpowiedzialności nie wystarczy ustalić, że przedsiębiorca poniósł dodatkowy koszt. Trzeba jeszcze wykazać, że usługodawca nie wykonał albo nienależycie wykonał zobowiązanie.

W tym zakresie kluczowe znaczenie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Art. 471 Kodeksu cywilnego – podstawowa podstawa roszczenia

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego dłużnik jest zobowiązany do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wynika ono z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

W przypadku biura rachunkowego oznacza to konieczność zbadania przede wszystkim treści umowy.

Jeżeli biuro zobowiązało się nie tylko prowadzić ewidencję, ale również wystawiać faktury, przekazywać je do KSeF oraz sprawdzać status ich przesłania, niewykonanie jednego z tych obowiązków może stanowić nienależyte wykonanie umowy.

Jeżeli jednak z umowy wynikało, że przedsiębiorca samodzielnie odpowiada za sprzedaż i wystawianie faktur, a biuro jedynie księguje dokumenty po ich wystawieniu, zakres odpowiedzialności będzie zupełnie inny.

Profesjonalne biuro powinno zachować zawodową staranność

Przy ocenie działania profesjonalnego usługodawcy znaczenie ma również art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego. Przepis przewiduje, że należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

Nie oznacza to, że biuro rachunkowe gwarantuje brak jakiejkolwiek pomyłki. Oznacza natomiast, że jego zachowanie może być oceniane według standardu właściwego profesjonalnemu podmiotowi świadczącemu określone usługi.

Przykładowo inna będzie ocena przedsiębiorcy, który przypadkowo przepisze błędnie jedną cyfrę NIP, a inna biura, które otrzymało prawidłowe dane i w ramach profesjonalnej obsługi stworzyło dokument zawierający dane innego kontrahenta.

Biuro odpowiada także za osoby, którymi się posługuje

Właściciel firmy często nie wie, który konkretnie pracownik biura przygotowuje jego dokumenty. Nie musi to jednak oznaczać problemu z określeniem kontrahenta odpowiedzialnego za usługę.

Art. 474 Kodeksu cywilnego przewiduje, że dłużnik odpowiada jak za własne działanie lub zaniechanie również za osoby, z których pomocą wykonuje zobowiązanie, oraz osoby, którym wykonanie zobowiązania powierza.

Jeżeli zatem przedsiębiorca zawarł umowę z biurem rachunkowym, samo stwierdzenie:

„to pomyliła się nasza pracownica”

nie musi zwalniać biura z odpowiedzialności wobec klienta.

Rozliczenie pomiędzy biurem a jego pracownikiem jest osobną kwestią.

Czy biuro może w umowie całkowicie wyłączyć odpowiedzialność?

Umowy pomiędzy przedsiębiorcami pozostawiają stronom stosunkowo szeroką możliwość określania zasad współpracy. Z tego powodu w umowach księgowych często znajdują się klauzule ograniczające wysokość odpowiedzialności, wskazujące określone obowiązki klienta albo określające procedurę zgłaszania szkody.

Nie oznacza to jednak, że każda klauzula wyłączająca odpowiedzialność będzie skuteczna w każdych okolicznościach.

Szczególnie istotny jest art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym nieważne jest zastrzeżenie wyłączające odpowiedzialność dłużnika za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie.

Przy sporze trzeba więc czytać całą umowę, a nie tylko jeden zapis o limicie odszkodowania.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy warto sprawdzić jeszcze przed rozpoczęciem współpracy:

• dokładny zakres obsługi KSeF, w tym kto tworzy fakturę, kto ją wysyła, kto sprawdza status oraz kto przygotowuje korekty;
• obowiązki klienta i biura przy awarii oraz trybie offline, w tym terminy przekazania danych i sposób informowania o problemach;
• zasady odpowiedzialności i ubezpieczenia OC, w tym limity odpowiedzialności, wysokość ochrony ubezpieczeniowej i zasady zgłoszenia szkody.

Dobrze skonstruowana umowa dotycząca księgowości powinna po wdrożeniu obowiązkowego KSeF odpowiadać na znacznie więcej pytań niż klasyczne stwierdzenie, że biuro będzie „prowadziło księgi”.

Czy przedsiębiorca może odzyskać od biura cały podatek?

Informacja o błędzie księgowej często pojawia się wtedy, gdy urząd żąda od przedsiębiorcy zapłaty określonej kwoty. Naturalną reakcją może być żądanie, aby biuro rachunkowe zwróciło dokładnie tę samą sumę.

Nie zawsze jednak cała kwota stanowi prawnie rozumianą szkodę.

Jeżeli przedsiębiorca od początku powinien zapłacić 80 000 zł podatku i błędna księgowość jedynie opóźniła prawidłowe rozliczenie, sama kwota należnego podatku co do zasady nie staje się automatycznie szkodą tylko dlatego, że została później ustalona przez urząd.

Przy odpowiedzialności odszkodowawczej znaczenie mają art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność obejmuje normalne następstwa działania lub zaniechania, a naprawienie szkody może obejmować poniesioną stratę oraz, w określonych przypadkach, utracone korzyści.

Inaczej może więc wyglądać ocena samego prawidłowo należnego podatku, a inaczej dodatkowych kosztów lub odsetek powstałych wyłącznie na skutek nienależytego wykonania umowy przez biuro.

Każde roszczenie powinno być policzone na podstawie rzeczywistej szkody, a nie wyłącznie wysokości przelewu dokonanego na rachunek urzędu skarbowego.

Co jeżeli błąd popełniła księgowa zatrudniona na umowę o pracę?

Zewnętrzne biuro rachunkowe jest kontrahentem przedsiębiorcy. Księgowa zatrudniona bezpośrednio w firmie pozostaje natomiast pracownikiem, dlatego nie można wobec niej automatycznie stosować takich samych zasad odpowiedzialności jak wobec zewnętrznego usługodawcy.

Kodeks pracy wprowadza w tym zakresie własne zasady.

Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, może ponosić odpowiedzialność materialną. Art. 115 ogranicza ją do rzeczywistej straty i normalnych następstw działania lub zaniechania, natomiast art. 116 nakłada na pracodawcę obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność oraz wysokości szkody.

Przy szkodzie wyrządzonej nieumyślnie bardzo ważny jest art. 119 Kodeksu pracy. Odszkodowanie nie może w takim przypadku przekraczać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Sytuacja zmienia się przy działaniu umyślnym. Art. 122 Kodeksu pracy przewiduje wtedy obowiązek naprawienia szkody w pełnej wysokości.

Nie można więc za zwykłą pomyłkę w KSeF automatycznie obciążyć pracownika dowolną kwotą odpowiadającą wszystkim kosztom poniesionym przez przedsiębiorstwo.

Czy księgowa może ponosić odpowiedzialność karną skarbową?

W sprawach podatkowych obok odpowiedzialności za zobowiązanie i odpowiedzialności odszkodowawczej może pojawić się także odpowiedzialność konkretnej osoby fizycznej. Ma ona jednak zupełnie inny charakter i nie wolno jej utożsamiać z każdą nieprawidłowością w fakturze.

Nie każda pomyłka księgowej oznacza automatycznie przestępstwo albo wykroczenie skarbowe.

Znaczenie może mieć art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego, odnoszący się do osoby zajmującej się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, innego podmiotu na podstawie przepisu prawa, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania. Aktualny tekst Kodeksu karnego skarbowego pozostaje podstawowym aktem określającym zasady indywidualnej odpowiedzialności za przestępstwa i wykroczenia skarbowe.

Odpowiedzialność takiej osoby wymaga jednak spełnienia przesłanek przewidzianych przez przepisy karne skarbowe. Sam fakt posiadania uprawnienia do wystawiania faktur albo wykonywania czynności w KSeF nie oznacza jeszcze automatycznego przypisania odpowiedzialności za wszystkie działania przedsiębiorstwa.

Trzeba analizować konkretny czyn, zakres obowiązków i możliwość przypisania odpowiedzialności danej osobie.

Czy w 2026 roku urząd może nałożyć karę za samo naruszenie obowiązków KSeF?

Rok 2026 ma szczególny charakter. System jest już obowiązkowy dla kolejnych grup przedsiębiorców, ale ustawodawca pozostawił okres przejściowy dotyczący szczególnych sankcji związanych bezpośrednio z KSeF.

Nie powinno się jednak upraszczać tej sytuacji do stwierdzenia, że w 2026 roku „nie ma żadnej odpowiedzialności”.

Ministerstwo Finansów potwierdza, że szczególne kary pieniężne określone w art. 106ni ustawy o VAT mają być stosowane do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Przepis przewiduje możliwość nałożenia kary między innymi wtedy, gdy podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF albo nie prześle w wymaganym terminie odpowiedniej faktury wystawionej w trybie przewidzianym przez przepisy.

Art. 106ni przewiduje maksymalną wysokość kary sięgającą do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem. Te szczególne sankcje mają być stosowane od 2027 r.

Nie oznacza to jednak, że w 2026 r. można ignorować VAT, terminy rozliczeń czy inne obowiązki podatkowe. Odroczenie dotyczy konkretnych kar związanych z KSeF, a nie całego systemu odpowiedzialności podatkowej.

Czy błąd w KSeF trzeba poprawić, skoro w 2026 roku nie ma jeszcze szczególnych kar?

Brak szczególnej sankcji nie usuwa samego błędu z dokumentacji przedsiębiorstwa. Nieprawidłowa faktura może wpływać na rozliczenie podatku, dokumentację kontrahenta albo późniejsze czynności sprawdzające.

Dlatego odkładanie problemu do 2027 r. nie jest dobrym rozwiązaniem.

Jeżeli faktura została skutecznie wystawiona i wymaga korekty, trzeba zastosować zasady przewidziane dla faktur korygujących. Jeżeli natomiast plik został odrzucony przez KSeF i dokument nie został skutecznie wystawiony w systemie, sytuacja wymaga ponownego prawidłowego przesłania dokumentu zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Od 1 lutego 2026 r. uchylone zostały także przepisy dotyczące not korygujących, dlatego wcześniejsze przyzwyczajenia związane z poprawianiem określonych danych przez nabywcę nie zawsze można stosować w nowych realiach.

Co zrobić, gdy przedsiębiorca nie zgadza się ze stanowiskiem urzędu skarbowego?

Kontrola albo postępowanie dotyczące błędnej faktury nie musi oznaczać, że przedsiębiorca powinien bezwarunkowo zaakceptować każdą ocenę przedstawioną przez organ. Przepisy postępowania podatkowego nakładają obowiązki także na urząd.

W sporze warto zatem patrzeć nie tylko na to, czy faktura zawierała błąd, ale również na sposób prowadzenia postępowania.

Urząd ma obowiązek dokładnie wyjaśnić sprawę

Zgodnie z art. 120 Ordynacji podatkowej organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa. Art. 121 § 1 wymaga, aby postępowanie było prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych.

Szczególne znaczenie ma art. 122 § 1 Ordynacji podatkowej, który zobowiązuje organ do podejmowania niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy.

Uzupełnia go art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej. Organ ma obowiązek zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Natomiast zgodnie z art. 191 dopiero na podstawie całego zebranego materiału organ ocenia, czy dana okoliczność została udowodniona.

Ma to bardzo praktyczne znaczenie przy KSeF.

Jeżeli przedsiębiorca twierdzi, że dokument nie został wysłany z powodu określonej awarii, że właściwe dane zostały przekazane księgowej albo że urząd błędnie interpretuje status konkretnego dokumentu, argumenty te powinny zostać poparte odpowiednimi dowodami i poddane ocenie w postępowaniu.

Jakie dowody warto zabezpieczyć przy sporze dotyczącym KSeF?

Postępowania dotyczące elektronicznego obiegu faktur różnią się od klasycznych sporów, w których głównym dowodem jest papierowy dokument. Część najważniejszych informacji może znajdować się w programie księgowym, systemie ERP, historii komunikacji z API albo w korespondencji z biurem.

Im wcześniej materiał zostanie zabezpieczony, tym łatwiej później odtworzyć przebieg zdarzeń.

W szczególności warto zachować:

• potwierdzenia oraz statusy związane z KSeF, logi programu i komunikaty dotyczące wysłania albo odrzucenia dokumentu;
• korespondencję pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, zwłaszcza wiadomości zawierające dane przekazane do wystawienia faktury;
• umowę z biurem, procedury wewnętrzne, historię uprawnień oraz dokumentację pokazującą, kto faktycznie wykonywał poszczególne czynności.

W sporze może się okazać, że jeden e-mail wysłany przed wystawieniem faktury ma większe znaczenie niż wielostronicowe późniejsze wyjaśnienia obu stron.

Czy warto skorzystać z pomocy prawnika w sporze z urzędem skarbowym?

Kontakt z urzędem w sprawie pojedynczej, oczywistej pomyłki nie musi od razu oznaczać konieczności prowadzenia rozbudowanego sporu prawnego. Jeżeli przedsiębiorca zauważa błąd, poprawia dokument i nie ma różnicy zdań co do rozliczenia, profesjonalna pomoc może nie być potrzebna na każdym etapie.

Sytuacja wygląda jednak inaczej, kiedy urząd i przedsiębiorca odmiennie oceniają skutki zdarzenia albo pojawiają się wysokie kwoty.

W takim przypadku skorzystanie z pomocy prawnika, radcy prawnego, adwokata albo – zależnie od charakteru zagadnienia – doradcy podatkowego może być bardzo rozsądne. Nie chodzi wyłącznie o napisanie odwołania. Istotne jest odpowiednie zbudowanie stanowiska jeszcze na etapie gromadzenia materiału dowodowego.

Pomoc profesjonalnego pełnomocnika jest szczególnie warta rozważenia, gdy:

• urząd kwestionuje większą liczbę faktur albo znaczną kwotę podatku, a sprawa może wpływać na płynność finansową przedsiębiorstwa;
• stan faktyczny jest sporny, np. problem wynikał z awarii, działania biura rachunkowego, integratora lub kilku systemów informatycznych i konieczne jest właściwe przedstawienie dowodów;
• postępowanie może mieć konsekwencje nie tylko podatkowe, ale także karne skarbowe lub odszkodowawcze, ponieważ przedsiębiorca rozważa równolegle roszczenia wobec księgowej albo biura rachunkowego.

Największym błędem bywa zgłoszenie się po pomoc dopiero wtedy, gdy wykorzystano już większość możliwości przedstawienia dowodów i wydano niekorzystne rozstrzygnięcie.

Co prawnik może zrobić jeszcze przed wydaniem decyzji?

Spór podatkowy nie zaczyna się dopiero od odwołania. To, co znajdzie się w aktach wcześniej, może później zdecydować o wyniku całej sprawy.

Dlatego profesjonalna analiza może być przydatna już na etapie czynności sprawdzających, kontroli albo prowadzonego postępowania.

Pełnomocnik może przede wszystkim przeanalizować, jaki dokładnie obowiązek został według urzędu naruszony, oddzielić problem samego KSeF od ewentualnego błędnego rozliczenia VAT oraz ustalić, które dowody powinny zostać przedstawione.

Może także zwrócić uwagę na naruszenia proceduralne. Jeżeli organ pominął istotny dowód, nie wyjaśnił określonej okoliczności albo swoje ustalenia oparł jedynie na części materiału, znaczenie mogą mieć wskazane wcześniej art. 122, art. 187 § 1 i art. 191 Ordynacji podatkowej.

W sprawach dotyczących KSeF szczególnie ważne może być również prawidłowe przedstawienie technicznych okoliczności. Organ podatkowy zna system podatkowy, ale spór może dotyczyć również działania programu przedsiębiorcy, momentu komunikacji z KSeF, błędu integracji albo zakresu uprawnień poszczególnych użytkowników.

Czy prawnik może reprezentować przedsiębiorcę przed urzędem skarbowym?

Nie każdy przedsiębiorca chce samodzielnie prowadzić korespondencję z organem, uczestniczyć w czynnościach i pilnować proceduralnych terminów. Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość działania przez pełnomocnika.

Podstawa prawna jest w tym zakresie jednoznaczna.

Zgodnie z art. 138a § 1 Ordynacji podatkowej strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter danej czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń. Ordynacja wskazuje również wprost na adwokata, radcę prawnego oraz doradcę podatkowego w regulacjach dotyczących profesjonalnych pełnomocników.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi samodzielnie prowadzić całego sporu tylko dlatego, że zobowiązanie podatkowe dotyczy jego działalności.

Odwołanie od decyzji urzędu skarbowego – ile jest czasu?

Dopóki sprawa toczy się przed organem pierwszej instancji, przedsiębiorca może próbować przekonać urząd do swojego stanowiska w ramach prowadzonego postępowania. Jeżeli jednak zostanie wydana niekorzystna decyzja, pojawia się kwestia jej zaskarżenia.

Wtedy terminy stają się niezwykle istotne.

Art. 220 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że od decyzji organu podatkowego wydanej w pierwszej instancji stronie przysługuje odwołanie.

Samo niezadowolenie z decyzji nie wystarcza. Zgodnie z art. 222 Ordynacji podatkowej odwołanie powinno zawierać zarzuty przeciwko decyzji, określać istotę i zakres żądania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

Kluczowy jest art. 223 § 2 Ordynacji podatkowej. Co do zasady odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Odwołanie składane jest za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Dlatego przy poważniejszej sprawie nie warto rozpoczynać poszukiwania pomocy prawnej w trzynastym dniu od odebrania decyzji. Pełnomocnik powinien mieć możliwość przeczytania decyzji, sprawdzenia akt, ustalenia zarzutów i przygotowania argumentacji.

Czy po przegranym odwołaniu można pójść do sądu?

Postępowanie przed organami podatkowymi nie zawsze kończy spór. Jeżeli przedsiębiorca wykorzysta właściwe środki zaskarżenia i nadal nie zgadza się z ostatecznym rozstrzygnięciem, możliwa jest kontrola sądu administracyjnego.

Nie oznacza to jednak rozpoczęcia całego postępowania od początku.

Wojewódzki sąd administracyjny kontroluje przede wszystkim zgodność działania administracji z prawem. Zgodnie z art. 52 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi skargę co do zasady wnosi się po wyczerpaniu przysługujących środków zaskarżenia.

Art. 53 § 1 tej ustawy przewiduje zasadniczo 30 dni od doręczenia rozstrzygnięcia na wniesienie skargi do sądu administracyjnego. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie jest zaskarżane.

Na tym etapie prawidłowe sformułowanie zarzutów prawnych nabiera jeszcze większego znaczenia. Dlatego w sporze, który zmierza do WSA, udział profesjonalnego pełnomocnika może być szczególnie przydatny.

Prawnik czy księgowy – kto powinien prowadzić spór z urzędem?

Do czasu pojawienia się konfliktu księgowa zwykle zna dokumenty przedsiębiorstwa najlepiej. Wie, jak dokonywano rozliczeń, z jakiego programu korzystano i w którym momencie pojawił się błąd. Nie oznacza to jednak, że w razie formalnego sporu jedna osoba powinna samodzielnie odpowiadać za całą strategię.

W poważniejszych sprawach znacznie lepiej sprawdza się współpraca kilku specjalistów.

Księgowy może pomóc odtworzyć sposób rozliczenia i przygotować dokumentację. Osoba techniczna może wyjaśnić funkcjonowanie programu oraz integracji z KSeF. Prawnik albo doradca podatkowy może natomiast ocenić przepisy, procedurę, materiał dowodowy i sposób zakwestionowania stanowiska organu.

Najtrudniejsze spory z KSeF mogą wymagać jednoczesnego spojrzenia podatkowego, księgowego, prawnego i technicznego.

Czy warto od razu przyznać przed urzędem, że „księgowa zrobiła błąd”?

W pierwszej chwili takie wyjaśnienie może wydawać się korzystne. Przedsiębiorca chce pokazać, że sam działał w dobrej wierze i korzystał z pomocy profesjonalisty. Problem polega na tym, że jedno nieprecyzyjne zdanie może później zostać odczytane zupełnie inaczej, niż zamierzała firma.

Najpierw warto ustalić, co faktycznie się wydarzyło.

Być może księgowa wcale nie popełniła błędu, a problem powstał w oprogramowaniu. Być może klient przekazał niewłaściwe dane. Możliwe również, że dokument został prawidłowo przygotowany, ale jego przesłanie nie nastąpiło ze względu na problem techniczny.

Dlatego przed przedstawieniem rozbudowanych wyjaśnień warto zabezpieczyć dowody i odtworzyć przebieg procesu.

Nie chodzi o ukrywanie nieprawidłowości. Chodzi o przedstawienie organowi faktów w sposób zgodny z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń, zamiast pochopnego przypisywania winy konkretnej osobie.

Co jeżeli przedsiębiorca i biuro rachunkowe wzajemnie się obwiniają?

Po pojawieniu się poważnego problemu interes przedsiębiorcy i interes biura rachunkowego nie zawsze są już takie same. Biuro może chcieć ograniczyć własną odpowiedzialność, a przedsiębiorca – wykazać, że wszystkie wymagane dane zostały przekazane prawidłowo.

Wtedy szczególnego znaczenia nabierają dowody powstałe przed rozpoczęciem konfliktu.

Jeżeli klient przesłał księgowej prawidłowy NIP w wiadomości e-mail, a dokument wystawiony później zawiera inny numer, sytuacja dowodowa jest stosunkowo czytelna.

Jeżeli natomiast wszystkie ustalenia odbywały się telefonicznie, a żadna ze stron nie prowadziła historii zleceń, spór może być znacznie trudniejszy.

Przy większej szkodzie przedsiębiorca powinien rozważyć oddzielenie dwóch postępowań: obrony swojego stanowiska przed fiskusem oraz ewentualnego dochodzenia roszczenia wobec biura rachunkowego. Są to różne sprawy, choć opierają się częściowo na tych samych dokumentach.

Czy można dochodzić odszkodowania od biura jeszcze przed zakończeniem sprawy podatkowej?

Samo wykrycie pomyłki nie zawsze pozwala natychmiast precyzyjnie określić wysokość szkody. Dopóki trwa postępowanie podatkowe, niektóre konsekwencje mogą pozostawać niepewne.

Dlatego przed skierowaniem żądania warto ustalić, czego dokładnie przedsiębiorca dochodzi.

Nie wyklucza to wcześniejszego zgłoszenia szkody biuru albo ubezpieczycielowi, szczególnie gdy wymagają tego warunki polisy lub umowy. Inaczej należy jednak traktować samo zawiadomienie o możliwym roszczeniu, a inaczej ostateczne określenie jego wysokości.

W poważniejszych sprawach warto skoordynować działania tak, aby stanowisko przedstawiane fiskusowi nie pozostawało w nieuzasadnionej sprzeczności ze stanowiskiem przedstawianym później wobec biura rachunkowego.

To kolejny obszar, w którym prawo gospodarcze i prawo podatkowe są ze sobą silnie powiązane.

Jak przedsiębiorca powinien przygotować firmę na błędy KSeF?

Najbezpieczniejsza firma nie jest tą, w której nigdy nie zdarza się pomyłka. Przy tysiącach faktur błędy mogą zdarzyć się nawet przy bardzo dobrej organizacji. Najważniejsze jest to, czy przedsiębiorstwo potrafi szybko je wykryć i wie, kto powinien zareagować.

KSeF powinien być więc traktowany jako proces, a nie wyłącznie funkcja programu księgowego.

Firma powinna określić między innymi źródło danych do faktury, osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie, sposób sprawdzenia wysyłki, zasady postępowania przy odrzuceniu dokumentu oraz procedurę działania w sytuacji awarii.

Ważne są również zastępstwa. Jeżeli tylko jedna osoba posiada odpowiednie kompetencje i dostępy, jej urlop albo choroba może stworzyć problem organizacyjny znacznie poważniejszy niż sama pomyłka w dokumencie.

Czy zarząd spółki może całkowicie powierzyć KSeF biuru rachunkowemu?

W większych spółkach zarząd nie jest w stanie osobiście kontrolować każdej faktury. Nie jest to również jego zadaniem. Powinien natomiast zadbać o stworzenie rozsądnego systemu organizacyjnego i nadzoru.

Powierzenie technicznych czynności biuru nie powinno oznaczać całkowitego braku wiedzy o tym, w jaki sposób funkcjonuje proces.

Zarząd powinien wiedzieć przynajmniej, kto odpowiada za fakturowanie, kto posiada uprawnienia, jak zgłaszane są błędy i czy istnieje procedura awaryjna.

Znacznie inaczej należy ocenić jednorazową pomyłkę pracownika w dobrze zorganizowanej firmie, a inaczej sytuację, w której przez wiele miesięcy nikt nie kontroluje statusów wysyłki i nie wiadomo, kto odpowiada za KSeF.

Kto ostatecznie odpowiada za błąd w KSeF?

Przy pierwszym kontakcie z problemem przedsiębiorca zwykle chce poznać jedno nazwisko albo nazwę podmiotu, który „będzie za to odpowiadał”. Przepisy nie pozwalają jednak tak uprościć całego zagadnienia.

Najpierw trzeba określić rodzaj odpowiedzialności.

Wobec fiskusa podstawowe znaczenie ma sytuacja podatnika. Art. 26 Ordynacji podatkowej stanowi, że podatnik odpowiada majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki.

Wobec przedsiębiorcy odpowiedzialność może ponosić biuro rachunkowe, jeżeli doszło do niewykonania albo nienależytego wykonania umowy i powstała związana z tym szkoda. Podstawę mogą stanowić między innymi art. 355, 471 i 474 Kodeksu cywilnego.

Księgowa będąca pracownikiem może ponosić odpowiedzialność materialną według zasad Kodeksu pracy, które przy winie nieumyślnej istotnie ograniczają wysokość odpowiedzialności, a przy szkodzie umyślnej przewidują pełne jej naprawienie.

W szczególnych przypadkach może pojawić się również kwestia odpowiedzialności karnej skarbowej konkretnych osób.

Dlatego stwierdzenie „księgowa odpowiada za KSeF” jest tak samo nieprecyzyjne jak stwierdzenie, że „księgowa nigdy za nic nie odpowiada”.

Błąd w KSeF warto traktować jako problem podatkowy, dowodowy i prawny

Obowiązkowy KSeF powoduje, że proces wystawiania faktury pozostawia znacznie więcej śladów elektronicznych niż tradycyjny obieg dokumentów. Z jednej strony ułatwia to ustalenie, co wydarzyło się z fakturą. Z drugiej – wymaga od przedsiębiorców lepszej organizacji i jasnego rozdzielenia obowiązków.

Najważniejszą zasadą pozostaje rozróżnienie pomiędzy odpowiedzialnością wobec urzędu a odpowiedzialnością pomiędzy przedsiębiorcą i osobą obsługującą księgowość.

Podatnik nie uwalnia się automatycznie od swoich obowiązków podatkowych dlatego, że zatrudnił księgową. Jednocześnie nie oznacza to, że profesjonalne biuro rachunkowe może bez konsekwencji nienależycie wykonywać zawartą umowę.

Jeżeli błąd jest prosty i zostanie szybko naprawiony, sytuacja może zakończyć się bez większego sporu. Jeżeli jednak urząd kwestionuje rozliczenie, pojawiają się wysokie kwoty albo przedsiębiorca i biuro rachunkowe przedstawiają różne wersje zdarzeń, znaczenie zaczynają mieć przepisy Ordynacji podatkowej, Kodeksu cywilnego, Kodeksu pracy oraz prawa procesowego.

W takim przypadku warto rozważyć pomoc prawnika jeszcze przed wydaniem niekorzystnej decyzji, a nie dopiero na etapie skargi do sądu. W postępowaniu podatkowym liczy się bowiem nie tylko znajomość przepisów, ale również terminowe przedstawienie dowodów, właściwe sformułowanie zarzutów i zachowanie terminów do wniesienia środków zaskarżenia. Ordynacja podatkowa przewiduje 14 dni na odwołanie od decyzji, natomiast w przypadku skargi do sądu administracyjnego zasadniczy termin wynosi 30 dni od doręczenia odpowiedniego rozstrzygnięcia.

KSeF nie zmienił więc podstawowej zasady prowadzenia biznesu: im dokładniej przedsiębiorca określi obowiązki swoich pracowników i kontrahentów przed pojawieniem się problemu, tym łatwiej będzie później ustalić, kto rzeczywiście powinien ponieść jego konsekwencje. Właśnie w takich sporach przepisy podatkowe, umowy i prawo gospodarcze spotykają się w praktyce najbardziej bezpośrednio.